Van a csapatod mindennapjaiban napi húsz-negyven perc, ami keresgélésre, kétszeres rögzítésre és utánakérdezésre megy el, és amit soha senki nem számláz ki senkinek. Nem túlóra, nem is lazsálás: egyszerűen eltűnik. Ha egy hónapra és a teljes csapatra összeadod, meglepően nagy szám jön ki.
Mennyi a hónap végi különbözet?
Hónap vége van. A könyvelés kéri a számlázási alapot, te pedig leülsz összerakni.
Az egyik projektnél a kolléga emlékezetből írja be az óráit, mert a jegyzetfüzete alapján „olyan három-négy nap volt”. A másiknál kiderül, hogy két extra kör egyeztetés is lement az ügyféllel, csak épp senki nem rögzítette sehol, mert e-mailben ment. A harmadiknál a designer csinált egy plusz változatot, amit szóban kértek tőle. Ez nincs benne az ajánlatban, de megcsináltátok.
A végén kimegy a számla. És a számlán szereplő óraszám kisebb, mint amennyit a csapat valójában dolgozott. A különbözetre nincs sor a könyvelésben, ezért sehol nem jelenik meg. Legfeljebb abban, hogy a hónap jól ment, a cégben mégsem maradt annyi pénz, mint amennyire számítottál.
Az ingyen ledolgozott órák többnyire két forrásból jönnek: a kiszámlázatlan ügyfélmunkából és a belső adminisztrációból.
Hol tűnik el naponta a fél óra?
Ha megkérdezed a csapatot, senki nem fogja azt mondani, hogy elpazarolja az idejét. Mindenki dolgozik. Az idő mégis három tipikus helyen szivárog el:
Keresés. Hol van az ügyfél legutóbbi visszajelzése? Slackben, e-mailben vagy a megosztott mappában? Melyik a végleges verzió? Egyszerre csak két-három perc, csakhogy naponta tízszer fordul elő.
Kétszeres rögzítés. Az ügyfél adata bekerül a levelezésbe, aztán a táblázatba, aztán a számlázóba. Ugyanaz az információ háromszor, három ember kezével.
Utánakérdezés és riportgyártás. A heti megbeszélés előtt valaki végigkérdezi a csapatot, ki hol tart, hogy legyen mit mondani. Ebből egyetlen perc sem projektmunka.
Külön-külön egyik sem tűnik soknak. Az a baj, ha mindegyik megtörténik, minden nap, minden embernél.
Miért nem oldja meg ezt egy újabb eszköz?
Mert a probléma nem az eszközök hiánya. Épp ellenkezőleg.
Egy tíz-ötven fős cégnél tipikusan öt-nyolc rendszer fut párhuzamosan: levelezés, chat, táblázatok, felhős tárhely, számlázó, esetleg egy projektkövető és egy külön időnyilvántartás. Külön-külön mindegyik jó. Együtt viszont káoszt alkotnak: az információ szigetekre esik szét, és az embereid lesznek a hidak a szigetek között.
Ha ehhez hozzáveszel egy kilencediket, a hidak száma nő, nem csökken.
A megoldás ezért a szigetek összekötése egyetlen rendszerben. Ezt csinálja egy ClickUp-alapú ERP: a cég fő folyamatait modulokba szervezi, és a modulok közös adatbázison osztoznak.
Mik azok a modulok?
A modul egy összefüggő üzleti folyamat leképezése a rendszerben: az ajánlatadás, a projektteljesítés vagy a számlázás előkészítése.
Az emberek átadhatják egymásnak az adatot anélkül, hogy bárki átgépelné. Az elfogadott ajánlatból magától születik projekt, a projektre rögzített órákból összeáll a számlázási alap, abból pedig a kimutatás.
Vegyünk egy hétköznapi példát. Az ügyfél elfogadja az ajánlatot. Ha külön rendszerekben dolgoztok, ilyenkor valaki átmásolja az ügyfél adatait a projektkövetőbe, létrehoz egy mappát a felhőben, szól a csapatnak, hogy indulhat, és beírja a határidőt egy táblázatba. Ez kb. negyven perc, és négy helyen keletkezik olyan adat, ami holnap már el is térhet egymástól. Egy modulokba szervezett rendszerben ugyanez annyi, hogy az ajánlat státusza „elfogadva” lesz, és a projekt, a feladatok, a felelősök és a határidők ebből épülnek fel.
FrontOffice: hol veszhet el az idő az ügyfél megszerzéséig?
Az első kapcsolatfelvételtől a megrendelésig: érdeklődők nyilvántartása, ajánlatkészítés, tárgyalások követése, szerződéskötés, ügyféladatok kezelése.
Itt jellemzően ilyen órák veszhetnek el:
- Az ajánlatot nulláról írod meg, pedig hasonlót adtatok már három hónapja is
- Az érdeklődő két hétig nem kap választ, mert senki nem érezte magáénak a feladatot
- A megbeszélésen elhangzott vállalás sehol nem szerepel írásban, csak valakinek az emlékezetében
Ha ezek a lépések egy modulban futnak, az ajánlat sablonból indul, minden érdeklődőnek van gazdája és következő lépése, az elhangzott vállalások pedig ott vannak az ügyfél adatlapján. A megnyert munka átadása a kivitelező csapatnak egy gombnyomás, nem egy hosszú e-mail.
Van itt egy veszteség, ami már nem is órákban jelentkezik: az elmaradt megbízás. Ha nem látod egy helyen, kinél és hol tartotok, kinek kell holnap visszaszólni, és melyik ajánlat áll már két hete válasz nélkül, akkor nem csak idő megy el, hanem a munka is elveszhet. Ez pedig már jóval költségesebb a napi fél óra keresgélésnél.
Kivitelezés: hol vész el az idő a munka közben?
A teljesítés közben: projektek és feladatok, határidők, felelősök, kapacitástervezés, időrögzítés, ügyfél-visszajelzések és jóváhagyások kezelése.
Itt a leglátványosabb a veszteség, mert itt dolgozik a legtöbb ember:
- A módosítási kérés chaten érkezik, és nem lesz belőle feladat
- Két ember ugyanazon dolgozik, mert nem látták egymás munkáját
- A hónap végén emlékezetből áll össze az óraszám, amit már mindenki csak kerekít
Ha a munka egy rendszerben fut, az elvégzett óra a feladathoz kapcsolódik, a feladat a projekthez, a projekt az ügyfélhez. A hónap végi számlázási alap ettől kezdve egy lekérdezés, nem pedig egy fél délután. A kapacitástervezésnél pedig előre látod, hogy a jövő héten hárman lesznek túlterhelve.
Az extra körök is láthatóvá válnak. Nem azért, hogy mindent kiszámlázz: azért, hogy tudatos döntés legyen, amit elengedsz. Nagy különbség van aközött, hogy gesztusból adsz az ügyfélnek két plusz kört, és aközött, hogy csak három hónappal később veszed észre, hogy a projekt a tervezett haszon felét hozta.
Az időrögzítésnél egy dolgot érdemes előre tisztázni a csapattal: ez árazási alapadat, nem pedig ellenőrzés. Ha a kollégák szerint ez megfigyelés, nem fognak pontosan rögzíteni, és az egész kimutatás értéktelen lesz. Ha viszont látják, hogy ebből derül ki, melyik ügyfél alulárazott, és melyik projektnél kell több embert betervezni, akkor lesz belőle használható adat.
BackOffice: hol vész el az idő a munka után?
A háttérműködésnél: számlázás előkészítése, dokumentumkezelés, beszerzés, HR és belső folyamatok, jóváhagyási körök, vezetői kimutatások.
Tipikus szivárgások:
- A számlázási alap kigyűjtése három forrásból, havonta minimum fél nap
- A szerződések három helyen vannak, és senki nem tudja, melyik az érvényes
- Az új kolléga beléptetésekor mindig elölről találjátok ki, mi a teendő
Modulban ebből ismételhető folyamat lesz. A dokumentum ott van, ahol a projekt, a jóváhagyási kört pedig végig lehet követni. A vezetői kimutatás magától frissül, nem hetente kell összevadászni valakinek.
Mi van, ha nálatok ez nem ilyen rossz?
Egy jól összeszokott csapat a széttagolt rendszerek mellett is tud szépen teljesíteni. Az ilyen cégek jellemzően nem a káosz miatt keresnek minket, hanem mert elértek egy méretet, ahol a régi rutin már nem működik jól.
Két jelre érdemes figyelned. Az egyik: ha a működés azon múlik, hogy egy-két ember fejében megvan a teljes kép, akkor a szabadságuk vagy a kilépésük komoly kockázat. A másik: ha minden új ügyfél arányosan több adminisztrációt hoz, akkor a rendszeretek nem fogja elbírni a következő tíz megbízást ugyanezzel a létszámmal.
Ha egyik sem igaz rátok, valószínűleg tényleg nincs itt az ideje a ClickUp bevezetésének. Ha viszont igaz, nézd meg a ClickUp-modulok bővebb leírásait az oldalunkon vagy ha kíváncsi vagy, nálatok pontosan hol szivárog el az idő, nézzük meg együtt: kérj egy díjmentes konzultációt tőlünk.
